Privacy-verklaring

van de

Protestantse Gemeente te Zevenaar

 

 

juni 2018

 

ALGEMEEN


Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten

De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij:

de kerkenraad

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

scriba van de kerkenraad (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit.
    Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid.
    Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op inzage.
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  4. Recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking:
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld.

Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.




  1. II. VERWERKINGEN I.V.M. DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

In de kerkelijke gemeente vinden verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Algemene Organisatie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt.

- naam en voornaam;   

- geslacht;

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en;

het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;

alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

  • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
  • kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
  • datum van overlijden,
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum overgang naar een andere kerkgemeenschap,
  • datum van onttrekking aan gemeenschap van kerk,
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en/of;

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

VERWERKINGEN I.V.M. HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Er worden door de gemeente registers (boeken) bijgehouden:

- doopregister

- belijdenisregister

- huwelijksregister

naam, voornamen, geslacht, geboortedatum en -plaats, naam en voornamen van ouders, naam voorganger

naam, voornamen, geboortedatum en –plaats, datum belijdenis, naam voorganger

naam, voornamen, geboortedatum en –plaats, huwelijksdatum, lidmaatschap gemeente, naam voorganger

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang

Er wordt een kerkblad verstuurd naar abonnees o.a. om hen op de hoogte te brengen van de activiteiten van de gemeente.  Abonnees zijn leden van de gemeente en enkele personen met wie de gemeente een relatie heeft.

Het kerkblad wordt maandelijks verstuurd.

- naam en voorletters;

- adres

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.

Er worden in het kerkblad gegevens van pastorale aard over gemeenteleden vermeld.

- naam en voornaam/voorletters;

- adres

- informatie van pastorale aard

Voor het vermelden van pastorale gegevens in het kerkblad heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Er worden in het kerkblad gegevens vermeld van de contactpersonen voor gemeente, diaconie en kerkbeheer.

- naam en voornaam/voorletters

- telefoonnummer

- e-mailadres

Voor het vermelden van deze gegevens in het kerkblad heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Er wordt een medewerkersboekje uitgegeven waarin een lijst van alle ambtsdragers en vrijwilligers is opgenomen.

Het medewerkersboekje is

alleen voor ambtsdragers en vrijwilligers en het wordt gepubliceerd op de website, op een besloten pagina.

- naam en voornaam/voorletters

- geslacht

- telefoonnummer

- e-mailadres

- straatnaam, huisnummer

- functie / ambt

Voor het vermelden van gegevens van vrijwilligers en ambtsdragers in het medewerkersboekje heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins (o.a. bij de bloemengroet) namen van gemeenteleden genoemd.

De kerkdienst is alleen in de kerk te volgen.

- naam en voornaam/voorletters

- geslacht

- summiere gegevens van pastorale aard

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Er worden geluidsopnames van kerkdiensten gepubliceerd op CD en op de website van de kerk

- de kerkdiensten staan gedurende 4 weken online

- bij bijzondere diensten (rouw, trouw, doop en belijdenis) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het opnemen /in beeld brengen en de verwerking van die registratie. Deze diensten worden niet op de website gezet.

 

Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk.

- foto van gemeentepredikant, met naam

Voor het vermelden van deze gegevens op de website heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

Op onze website, op onze Facebookpagina en in het kerkblad staan foto’s van bezoekers van kerkdiensten en activiteiten.

- Op de website op een openbare pagina

- op Facebook voor een besloten groep (dit zijn gemeenteleden en enkele personen met wie de gemeente een relatie heeft) 

- foto’s van gemeenteleden

De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een kerkdienst of activiteit om een beeld te geven van de gemeente. Voor het plaatsen van foto’s op de website heeft de gemeente toestemming verkregen van de personen die op de foto’s duidelijk herkenbaar zijn. 

Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging

Gemeenteleden worden jaarlijks aangeschreven voor Kerkbalans en tweejaarlijks voor de zendingsbijdrage.

- naam en voorletters;

- geslacht;

- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;

- bankrekeningnummer

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang  om een financiële bijdrage.

Op onze website staat een contactformulier waarmee contact opgenomen kan worden met de gemeente.

De gegevens die worden verzameld via het formulier worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.

In het contact-formulier moeten mensen invullen:

- naam en voornamen/  voorletters;

- e-mailadres

De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming deze gegevens.

  1. BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. (Zie ook verwerkingsregister in de bijlage.)

Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar, alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

  1. DOORGIFTE AAN ANDEREN

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken:

  • Aan de uitgever van het kerkblad t.b.v. de postverzending aan abonnees. Met de uitgever is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.




Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Maatregel

De gemeente heeft de scriba aangewezen als contactpersoon gegevensbescherming.

De kerkenraad evalueert het privacy-beleid, inclusief de privacy-verklaring

jaarlijks

Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste

- eenmalig (juni 2018)  

- bij intreding in de   functie/ het ambt

De gemeenteleden en de bezoekers worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente:

- via de website

- op papier, ter inzage in het kerkgebouw

Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk dat deze:

periodiek worden gewijzigd

De gemeente beveiligt gegevens op de computer door een wachtwoord en in een kast door een slot op de kast of de ruimte.

 

Bijlage 2: Verwerkingsregister

Wat

 

Wie

Doel

Bewaartermijn

LRP (ledenadministratie)

-LRP-beheerder

- LRP-beheerder/geldwerving

- Lokaal beheerder

-Predikant

Ledenadministratie

Max. 2 jaar na beëindiging lidmaatschap of overlijden

Export ledenadministratie

LRP-beheerder

- namen, adressen t.b.v. pastoraat

- uitnodigingen voor activiteiten

- communicatie

Tot activiteit is beëindigd of zolang als nodig (bijv. bij jaarlijks terugkerende activiteit)

Abonneelijst kerkblad

- Beheerder LRP

- Uitgever kerkblad: verwerkingsovereenkomst,  juni 2018

Postverzending kerkblad

Tot beëindiging abonnement

- Register begraafplaats

- Overige administratie begraafplaats

Beheerder begraafplaats

- Openbaar register van begravingen (wettelijk verplicht)

-  Administratie van noodzakelijke gegevens

Onbeperkt